תקנון האגודה השיתופית הינו המסמך המכונן את האגודה ומסדיר את היחסים בין האגודה לחבריה ובין החברים לבין עצמם. לשם הקמת אגודה שיתופית, יש להגיש לרשם האגודות השיתופיות, בין היתר, נוסח של תקנון האגודה לאישורו. לעיתים, מאמצת האגודה את התקנון המצוי, ולעיתים מוכנסים בתקנון המצוי שינויים כאלה ואחרים, בהתאם להחלטת חברי האגודה המייסדים. במקרה כזה, ישנה חובה להכליל בתקנון את האמור בתוספת השנייה לתקנות האגודות השיתופיות (ייסוד), תשל"ו-1976.

עם אישור האגודות השיתופיות את תקנון האגודה ורישום האגודה השיתופית, האגודה מקבלת תעודת רישום. לפי סעיף 11 לפקודת האגודות השיתופיות תעודת הרישום מהווה "עדות מכרעת" שהאגודה רשומה כהלכה.

חשוב להבהיר כי אף שהתקנון הינו חוזה וכפוף לרצון הצדדים, בדומה לשאר החוזים, תוקפן של הוראות התקנון כפוף לכך שההוראות אינן מנוגדות לחוק או לתקנת הציבור, ועל כן בית המשפט מוסמך להפעיל ביקורת שיפוטית על הוראות התקנון. לא זו אף זו, ככל שההוראה מהוראות התקנון מנוגדת להוראות פקודת האגודות השיתופיות או לתקנותיה (הקוגנטיות), מוסמך רשם האגודות השיתופיות לפסול את ההוראה, וזאת לאור האמור בתקנה 5 לתקנות האגודות השיתופיות (הוראות כלליות), התשל"ו–1976.

לעיתים, ברבות השנים, חלים שינויים בהרכב חברי האגודה, או בעקבות שינויים אחרים, ונוצר צורך להכניס תיקונים בתקנון האגודה. היות ותקנון זה הינו מסמך משפטי מחייב, אשר נוסחו כפוף לאישור רשם האגודות השיתופיות, ישנו נוהל אשר נאכף בקפדנות, באשר לאופן ביצוע השינויים בתקנון.

הדרך השכיחה, הקבועה בסעיף 7 לתקנות האגודות השיתופיות (ייסוד), תשל"ו-1976 כי תקנון האגודה יכול להשתנות רק ע"י האספה הכללית של החברים, ברוב של 75% מבאי האספה (אלא אם קיים סעיף המצריך רוב גדול יותר), כאשר המספר המינימלי של חברי האגודה הנוכחים באספה הינו 2/3 מן החברים. ככל שלא התכנסו באספה הכללית 2/3 מן החברים, יש לקיים אספה חוזרת, בפרק זמן של בין 10-30 יום מן האספה המקורית, ואזי ההצבעה על שינוי התקנון תתבצע בכל פורום שיגיע, אולם ברוב של 75%.

בטרם האספה הכללית, יש לערוך הזמנה לאספה, ולשלוח אותה לכלל החברים. ההזמנה אמורה לכלול את תאריך הישיבה ומיקומה, נושא הישיבה, וכן התאריך של הישיבה הנדחית. בנוסף, יש לצרף להזמנה דברי רקע והסבר לשינוי המוצע, וכן נוסח של השינוי המוצע בתקנון – בצורת טבלה, שבה מצד אחד הנוסח הקיים ובצד השני – הנוסח המוצע.

בעת האספה יש לרשום פרוטוקול המתעד את האספה, כולל מספר החברים באגודה ומספר המשתתפים, וכן לבחור יו"ר ומזכיר אספה, ולתעד את תוצאות ההצבעה ביחס לשינוי התקנון.

את ההזמנה לאספה, הפרוטוקול, דברי ההסבר והנוסח המוצע, יש להגיש לרשם האגודות השיתופיות, בתוספת טופס נלווה ותצהיר של שניים מחברי הוועד המנהל של האגודה – מאומת ע"י עורך דין, בתוך 180 יום לכל יותר מיום כינוס האספה הכללית.

יחד עם זאת, ניתן לבקש ולקבל את אישור רשם האגודות השיתופיות מראש לשינוי המוצע, וכך מספיק רוב של 2/3 מהנוכחים האספה לשם קבלת התיקון בתקנון שאושר מראש. אולם גם לפי אפשרות זו, יש להעביר את התיקון, יחד עם יתר הטפסים לאישור הרשם בשנית, בדיעבד, על מנת שיבחן שהתיקון אכן עבר ברוב הדרוש ובפרוצדורה המתאימה.

היות ומדובר בהליך מורכב הדורש מומחיות, רצוי להיעזר בשירותיו של עו"ד הבקיא בדיני האגודות השיתופיות לשם עריכת או ביצוע תיקונים בתקנון.